泰開高壓上(shàng)線“數字化檔案室”，開啓智慧檔案管理
近日，爲(wéi / wèi)進一(yī / yì ／yí)步提升公司檔案管理效率，推進檔案數字化高質量管理，泰開高壓再度攜手正遠科技，基于(yú)FlowPortal BPM平台搭建檔案管理系統，解決檔案沉澱、查閱、共享等問題，實現紙質檔案與電子(zǐ)檔案的(de)統一(yī / yì ／yí)管理，賦能企業精細化管理。
客戶簡介
山東泰開高壓開關有限公司（簡稱“泰開高壓”）是(shì)泰開集團的(de)全資子(zǐ)公司，專業研制和(hé / huò)生産1100kV及以(yǐ)下戶外高壓斷路器等的(de)大(dà)型專業化企業，多年來(lái)綜合經濟指标在(zài)全國(guó)高壓開關行業名列前茅，先後榮獲“中國(guó)馳名商标”“山東百年品牌重點培育企業”“山東省制造業單項冠軍企業”等榮譽。
項目背景
近年來(lái)，泰開高壓攜手正遠科技基于(yú)FlowPortal BPM 搭建了(le／liǎo)考勤管理、訪客管理、考試管理、會議管理、車輛管理、業務流程管理等應用。随着企業不(bù)斷發展，公司内部檔案數量和(hé / huò)類别逐漸增多，以(yǐ)傳統方式進行檔案管理存在(zài)以(yǐ)下問題：
· 管理制度不(bù)能落地(dì / de)
公司有統一(yī / yì ／yí)的(de)檔案管理制度，但落地(dì / de)推行困難；
· 檔案收集難
檔案材料收集需要(yào / yāo)多部門協同，不(bù)同部門提供不(bù)同的(de)文件，線下協作效率低；
· 檔案分散儲存查詢困難
紙質檔案存放于(yú)檔案櫃，電子(zǐ)檔案分存在(zài)不(bù)同的(de)電腦中，線上(shàng)線下借閱權限不(bù)統一(yī / yì ／yí)，檔案查閱繁瑣，耗費精力；
· 檔案情況難掌控
不(bù)同格式的(de)Excel管理檔案台賬，檔案歸檔、借閱無統一(yī / yì ／yí)記錄，管理人(rén)員無法知曉檔案真實情況；
· 數據安全性差
将Excel檔案信息和(hé / huò)檔案數據存放到(dào)員工的(de)個(gè)人(rén)電腦上(shàng)，數據的(de)安全性存在(zài)隐患。
項目實施
爲(wéi / wèi)實施落地(dì / de)檔案管理制度，提高檔案管理規範性，泰開高壓攜手正遠科技共建檔案管理系統，實現從檔案創建、編輯、更新、借閱到(dào)廢止删除的(de)全生命周期管理，全程以(yǐ)流程驅動，審批留痕，可記錄可追溯。
檔案庫
檔案管理員創建、上(shàng)傳或同步檔案數據形成檔案庫，員工可在(zài)檔案庫集中完成檔案資料的(de)獲取與應用。
檔案管理
支持檔案編輯、檔案更新、檔案回滾、操作日志、版本管理，以(yǐ)及檔案廢止和(hé / huò)到(dào)期自動廢止，全方位滿足檔案管理日常需求。
多層級權限管理
設置多權限層級，包括無權限、僅查看、可下載、可編輯、可删除、完全控制等，适應不(bù)同管理需求。
電子(zǐ)檔案安全借閱
針對無權限查看的(de)文件，員工可通過流程發起檔案借閱申請，審批通過後即可。有權限的(de)檔案可通過共享和(hé / huò)外發，使得無權限的(de)人(rén)也(yě)能查看檔案，全程留痕便于(yú)追溯。
全宗管理
進行多全宗管理，設置子(zǐ)全宗，适配企業的(de)分級管理架構。
庫房管理
通過線上(shàng)系統實現對實體檔案管理，系統提供庫房信息維護，庫房信息與組織架構綁定，歸檔入庫時(shí)關聯電子(zǐ)檔案信息。
檔案數據統計報表
針對歸檔、借閱、庫房信息進行統計，通過明細表或圖表方式呈現，幫助企業領導和(hé / huò)檔案管理人(rén)員了(le／liǎo)解檔案狀況。
項目價值
✔ 提升檔案管理效率及規範性
有效沉澱企業檔案資料，查詢效率提高80%；檔案分門别類儲存，可依照部門進行檢索，提升儲存規範性。
✔ 檔案管理安全性提升
嚴密的(de)權限管理和(hé / huò)全程監控的(de)查看申請流程，有效保障檔案安全性；數據均保存于(yú)服務器，避免因個(gè)人(rén)電腦數據丢失導緻的(de)數據丢失問題。
✔ 便捷高效工作協同
以(yǐ)流程化的(de)方式進行檔案的(de)歸檔收集，增強部門間協作效率；設立統一(yī / yì ／yí)檔案管理台賬，便于(yú)不(bù)同檔案管理人(rén)員交接工作。
✔ 檔案使用統計分析
企業領導和(hé / huò)檔案管理員可通過查看報表，了(le／liǎo)解目前企業内最新知識沉澱及檔案借閱情況。
正遠科技數字化檔案管理方案助力泰開高壓規範檔案管理，提升檔案管理的(de)全面性與完整性，推動信息傳遞、共享效率，爲(wéi / wèi)企業數字化建設助力。
未來(lái)，正遠科技将持續支撐泰開高壓數字化升級與智能制造高質量發展，通過數字化手段助力企業管理制度落地(dì / de)。
